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Wo geht heute Zeit verloren?
Wir gehen den Weg einer Anfrage gemeinsam durch. Wer nimmt sie an? Welche Angaben fehlen häufig? Wo werden Informationen doppelt erfasst? Erst wenn wir den tatsächlichen Ablauf verstehen, können wir sinnvoll über eine Lösung sprechen.
Der Ausgangspunkt
E-Mail
Die Anfrage kommt an.
Tabelle
Angaben werden übertragen.
Rückfrage
Wer kennt den aktuellen Stand?
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Was gehört wirklich zusammen?
Wir ordnen die Informationen: Anfrage, Kunde, Dokumente und zuständige Person. Gemeinsam klären wir, wer welche Daten sehen oder ändern darf und welche Schritte voneinander abhängen. So entsteht eine verständliche Struktur.
Die Zusammenhänge
Anfrage
Ein gemeinsamer Vorgang.
Verantwortung
Die zuständige Person ist klar.
Zugriff
Jede Rolle sieht, was sie braucht.
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Wie könnte sich die Arbeit anfühlen?
Ein erster Entwurf macht die Idee greifbar. Im Beispiel sieht das Team seine offenen Anfragen, den nächsten Schritt und die zugehörigen Unterlagen an einem Ort. Wir besprechen gemeinsam, ob dieser Ablauf zu Ihrem Alltag passt.
Ein möglicher Entwurf
Neue Anfrage
Angaben prüfen
In Bearbeitung
Nächsten Schritt festlegen
Unterlagen
Direkt beim Vorgang finden
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Was bauen wir zuerst?
Wir legen fest, was die erste Version leisten soll und was später folgen kann. Umfang, Prioritäten, offene Fragen und das Betriebsmodell werden gemeinsam geklärt. Damit gibt es eine Grundlage, auf der Aufwand und Umsetzung geplant werden können.
Der gemeinsame Plan
Zuerst
Anfragen und Zuständigkeiten bündeln.
Danach
Dokumente automatisch erstellen.
Vor dem Start
Umfang und Betrieb abstimmen.